Per una PMI calabrese partecipare a una fiera fuori regione comporta un investimento che va ben oltre il costo dello spazio espositivo. La spesa per la trasferta, hostess, allestimento, campionature e materiali in esposizione possono essere giustificate soltanto se lo stand riesce a generare contatti utili e relazioni da sviluppare anche dopo la fiera.
E’ importante riuscire a riconoscere un possibile cliente rispetto a un visitatore generico, comprendere l’interesse di un distributore, annotare che cosa ha chiesto un potenziale partner e rendere semplice il contatto successivo.
Raccogliere nominativi senza associarli al contesto della conversazione rende molto più difficile stabilire quali opportunità meritino un seguito. Lo stand, quindi, dovrebbe essere progettato partendo dalla relazione commerciale che l’impresa vuole generare.
Vale per chi porta vini calabresi a Vinitaly, per chi presenta produzioni alimentari a una manifestazione B2B, per un consorzio che promuove un territorio o per un’azienda che cerca nuovi canali distributivi. La fiera funziona meglio quando ogni elemento, dall’allestimento al gadget brandizzato regalato, ha una funzione riconoscibile.
Prima della fiera: decidere quali sono gli obiettivi che l’azienda si prefigge di raggiungere
Gli obiettivi che l’azienda si prefigge di raggiungere cambiano radicalmente il modo di organizzare lo spazio. Cercare distributori nazionali richiede strumenti differenti rispetto alla presentazione di un nuovo prodotto, alla ricerca di operatori esteri o alla costruzione di rapporti con partner e clienti. Anche i materiali vanno pensati di conseguenza.
Un catalogo completo può essere utile quanto un flyer essenziale con QR code che può indirizzare verso una pagina dedicata, un listino, una presentazione commerciale o una raccolta di schede tecniche. Il principio vale anche per la raccolta dei contatti: nome e indirizzo e-mail non bastano se, tre giorni dopo, nessuno ricorda perché quel contatto fosse interessante. È molto più utile predisporre fin dall’inizio una raccolta dati strutturata, in cui annotare per ogni contatto il suo ruolo, azienda, interesse espresso, mercato.
Anche l’immagine dello stand deve essere subordinata al messaggio commerciale, evitando che scenografia e comunicazione raccontino due aziende differenti.
Durante l’evento: presentare al meglio il brand e la sua proposta
Nei padiglioni affollati la riconoscibilità dello staff è di vitale importanza; badge leggibili, lanyard coerenti con l’identità visiva dell’azienda o altri elementi comuni consentono di individuare rapidamente chi può rispondere a una domanda e contribuiscono a rendere più ordinata la presenza aziendale.
Anche i materiali distribuiti dovrebbero seguire una gerarchia. Un QR code può accompagnare una presentazione veloce e rimandare a informazioni aggiornabili; una scheda più tecnica può essere riservata a chi ha manifestato un interesse preciso; listini e documentazione commerciale possono essere destinati a buyer e distributori. Il QR code, inoltre, può essere utilizzato per portare direttamente a un modulo di contatto, evitando che la raccolta dei nominativi dipenda esclusivamente dallo scambio di biglietti da visita.
La stessa logica riguarda gli oggetti promozionali. I gadget aziendali funzionano quando hanno un compito preciso: rendere riconoscibile lo staff, accompagnare informazioni, mantenere visibile il marchio dopo l’incontro oppure qualificare una relazione considerata strategica. Una shopper, per esempio, ha senso quando contiene cataloghi, campioni o documentazione che vale la pena distribuire ai potenziali clienti. Per un buyer più motivato può essere appropriato un oggetto “premium” selezionato con maggiore attenzione.
Ha senso omaggiare i visitatori dello stand con gadget aziendali?
Dopo la fiera, i gadget aziendali regalati allo stand che si rilevano più efficaci sono quelli che dimostrano una reale utilità, devono essere coerenti con il brand e destinati a essere utilizzati nel tempo, mantenendo visibile il nome dell’azienda nel lungo periodo. Il gadget non sostituisce il follow-up commerciale, ma può accompagnarlo e rafforzarlo, soprattutto quando viene riservato agli interlocutori con cui esiste un concreto potenziale di relazione.
Per ottenere questo risultato, la scelta dell’oggetto conta almeno quanto la sua personalizzazione. E’ utile affidarsi a un fornitore capace di affiancare alla disponibilità di catalogo anche un supporto nella selezione.
È il caso di Concetto è, shop online di gadget aziendali che consente di orientarsi tra diverse tipologie di prodotti e di confrontarsi direttamente con un consulente per valutare articolo, materiali, sostenibilità e tecnica di personalizzazione in funzione delle esigenze dell’iniziativa di marketing.
Concetto è propone un catalogo molto ampio che comprende shopper, borracce, articoli da ufficio, tecnologia, lanyard e porta badge, abbigliamento, prodotti da viaggio e altre categorie; dedica inoltre una parte specifica dell’offerta ai prodotti ecologici o realizzati con materiali riciclati. Il sito permette di filtrare gli articoli per tipologia, provenienza, prezzo e colore.
Gestire il dopo la fiera: Come valorizzare i contatti raccolti
Il momento più fragile arriva quando lo stand viene smontato. Biglietti da visita, moduli compilati e appunti possono trasformarsi rapidamente in un archivio difficile da interpretare. Il GDPR merita attenzione quando i dati raccolti vengono utilizzati per attività successive: anche nel settore fieristico lead retrieval e follow-up comportano il trattamento di informazioni personali e devono essere gestiti nel rispetto delle relative responsabilità.
Il follow-up deve essere parte integrante della manifestazione, non un’attività eventuale da svolgere quando resta tempo. Un messaggio generico inviato a centinaia di contatti perde gran parte del vantaggio prodotto dall’incontro personale; una comunicazione che richiama invece il prodotto di interesse, il mercato discusso o il documento atteso permette di migliorare la conversione del contatto in business.
